Meeting-Protokoll schreiben, ohne während des Meetings zu tippen
Wer das Protokoll tippt, verpasst das halbe Meeting. Ein praktischer Ansatz zum Aufnehmen, Zusammenfassen und Herausziehen der Aufgaben, mit wer was schuldet.
Das Problem mit dem getippten Protokoll
Wer das Protokoll führt, hört am wenigsten zu. Er tippt den Satz ab, der gerade zu Ende ist, während der nächste vorbeizieht, und die Entscheidungen, die er festhält, sind die, die er zufällig erwischt hat.
Es ist außerdem die unzuverlässigste Aufzeichnung. Ein live getipptes Protokoll ist die Zusammenfassung dessen, was eine abgelenkte Person zu tippen geschafft hat, nicht dessen, was gesagt wurde.
Eine bessere Reihenfolge
- Nimm das Meeting auf (mit Wissen aller: Sag es am Anfang; vielerorts verlangt das Gesetz es)
- Nimm richtig teil, weil du nicht tippst
- Lass Transkript und Zusammenfassung hinterher automatisch entstehen
- Bearbeite die Zusammenfassung, statt sie zu schreiben: Drei Zeilen korrigieren dauert eine Minute, von null schreiben zwanzig
- Verschick die Aufgaben noch am selben Tag, solange sich alle erinnern, ihnen zugestimmt zu haben
Aufgaben, mit denen man wirklich arbeiten kann
Der klassische Fehler bei Meeting-Notizen ist eine Aufgabenliste ohne Verantwortlichen und ohne Datum. „Preisfrage nachfassen“ ist keine Aufgabe; es ist eine Erinnerung daran, dass etwas gesagt wurde.
Was du aus einem Meeting mitnehmen willst, ist eine kurze Tabelle: wer, was, bis wann. Wenn dein Notiz-Werkzeug Zusagen samt Datum automatisch herauszieht, ist das kein Schreib-, sondern ein Prüfjob: Du bestätigst eine Liste, statt sie zu verfassen.
Warum Sprecherkennung wichtiger ist, als sie scheint
Ein Transkript, das nicht sagt, wer gesprochen hat, macht aus jeder Meinungsverschiedenheit einen Streit darüber, was vereinbart wurde. Ein Transkript mit Sprecher-Labels beantwortet „wer hat gesagt, dass er es übernimmt“ direkt.
Das ist die eine Stelle, an der ein Rekorder, der nur transkribiert, nicht reicht. Für Meetings such nach einem Gesprächs- oder Meeting-Modus mit Sprechererkennung, und rechne damit, dass diese Funktion die Aufnahme zur Verarbeitung schickt: Stimmen auseinanderzuhalten ist nichts, was ein Telefon allein gut kann.
Ein Wort zur Einwilligung
Das Recht zu Aufnahmen ist von Land zu Land verschieden, und vielerorts müssen alle Beteiligten zustimmen. Zu Beginn eines Gesprächs zu sagen „ich nehme das auf, damit ich es hinterher ausarbeiten kann“ ist zugleich der rechtssichere und in der Praxis der leichte Weg: Den meisten ist es viel weniger wichtig, als man erwartet, weil sie lieber haben, dass du zuhörst, als dass du tippst.