Comment rédiger un compte rendu de réunion sans taper pendant la réunion
Taper le compte rendu, c’est manquer la moitié de la réunion. Une approche pratique pour enregistrer, résumer et en sortir les actions, avec qui doit quoi.
Le problème du compte rendu tapé en direct
La personne qui prend le compte rendu est celle qui écoute le moins. Elle transcrit la phrase qui vient de finir pendant que la suivante passe, et les décisions qu’elle note sont celles qu’elle a eu la chance d’attraper.
C’est aussi la trace la moins fiable. Un compte rendu tapé en direct est le résumé de ce qu’une personne distraite a réussi à saisir, pas de ce qui a été dit.
Un meilleur ordre des opérations
- Enregistrez la réunion (au su de tous : dites-le au début ; à bien des endroits, la loi l’exige)
- Participez vraiment, puisque vous ne tapez pas
- Laissez la transcription et le résumé se produire ensuite, automatiquement
- Corrigez le résumé plutôt que de l’écrire : corriger trois lignes prend une minute, écrire de zéro en prend vingt
- Envoyez les actions le jour même, pendant que les gens se souviennent encore de les avoir acceptées
Obtenir des actions vraiment utilisables
Le défaut classique des notes de réunion, c’est une liste de tâches sans responsable ni date. « Faire le point sur les tarifs » n’est pas une action ; c’est un rappel que quelque chose a été dit.
Ce que vous voulez tirer d’une réunion, c’est un tableau court : qui, quoi, pour quand. Si votre outil de notes extrait les engagements avec leurs dates automatiquement, ce n’est plus un travail de rédaction mais un travail de vérification : vous confirmez une liste au lieu de la rédiger.
Pourquoi les étiquettes d’intervenant comptent plus qu’il n’y paraît
Une transcription qui ne dit pas qui a parlé transforme chaque désaccord en dispute sur ce qui a été convenu. Une transcription avec les intervenants répond directement à « qui a dit qu’il s’en chargerait ».
C’est le seul endroit où un enregistreur qui ne fait que transcrire montre ses limites. Pour les réunions, cherchez un mode conversation ou réunion avec détection des intervenants, et attendez-vous à ce que cette fonction envoie l’audio pour traitement : distinguer des voix n’est pas quelque chose qu’un téléphone fait bien tout seul.
Un mot sur le consentement
La loi sur l’enregistrement varie selon les pays, et à bien des endroits tous les participants doivent être d’accord. Dire « j’enregistre pour pouvoir rédiger le compte rendu ensuite » au début d’un appel est à la fois la voie légale et, en pratique, une voie facile : les gens s’en soucient bien moins que vous ne le pensez, parce qu’ils préfèrent que vous écoutiez plutôt que vous tapiez.